PDFs automatisch organisieren mit MySorty
Wer regelmäßig Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder eingescannte Dokumente speichert, kennt das Problem: Nach kurzer Zeit sammeln sich hunderte PDFs in verschiedenen Ordnern. Die Suche nach einem bestimmten Dokument kostet Zeit und wichtige Dateien werden leicht übersehen.
Mit einer OCR-Software lassen sich Dokumente automatisch analysieren, durchsuchbar machen und anhand individueller Regeln organisieren. Genau dafür wurde MySorty entwickelt.
Warum Dokumente automatisch organisieren?
Die manuelle Ablage von Dokumenten kostet täglich Zeit und führt häufig zu unübersichtlichen Ordnerstrukturen. Besonders Unternehmen, Selbstständige und Privatpersonen mit vielen PDF-Dateien profitieren von einer automatischen Dokumentenverwaltung.
Mit MySorty werden Dokumente direkt nach dem Import verarbeitet und automatisch an den richtigen Speicherort verschoben. Dadurch bleibt deine Dokumentenablage dauerhaft übersichtlich.
Was ist OCR?
OCR steht für Optical Character Recognition. Dabei wird Text aus eingescannten Dokumenten, Bildern oder PDFs erkannt und in durchsuchbaren Text umgewandelt.
Dadurch kannst du später innerhalb deiner Dokumente nach Begriffen, Rechnungsnummern, Kundennamen oder anderen Informationen suchen, selbst wenn das Dokument ursprünglich nur ein Scan war.
Warum MySorty?
MySorty ist eine OCR-Software für Windows, die Dokumente automatisch organisiert und lokal verarbeitet. Es werden keine Dokumente in eine Cloud hochgeladen. Alle Daten bleiben auf deinem eigenen Computer.
Die Software eignet sich sowohl für Privatnutzer als auch für Selbstständige, kleine Unternehmen und Büros, die ihre Dokumentenverwaltung automatisieren möchten.
Die wichtigsten Funktionen
Automatische Dokumentensortierung
Neue PDFs und Bilder werden automatisch überwacht, analysiert und anhand deiner Regeln in die richtigen Ordner verschoben.
OCR-Texterkennung
Texte aus Scans und PDFs werden erkannt und durchsuchbar gemacht.
Ordnerüberwachung
Sobald neue Dateien in überwachte Ordner kopiert werden, startet die Verarbeitung automatisch.
E-Mail-Anhänge automatisch importieren
PDF-Anhänge können direkt aus E-Mails übernommen und automatisch verarbeitet werden.
PDF-Dateien zusammenführen
Mehrere PDF-Dateien können zu einer einzigen PDF zusammengeführt werden. Das ist besonders praktisch bei Scannern ohne Duplex-Funktion.
Rechnungen automatisch verarbeiten
Rechnungsdaten können aus PDF-Rechnungen ausgelesen und für die weitere Verarbeitung exportiert werden.
E-Rechnungen erstellen
MySorty unterstützt die Erstellung von ZUGFeRD PDF/A-3 sowie XRechnungen im XML-Format.
Für wen eignet sich MySorty?
MySorty eignet sich besonders für:
- Privatpersonen mit vielen Scans und PDF-Dokumenten
- Selbstständige
- Unternehmen
- Buchhaltung und Verwaltung
- Vereine
- Alle, die ihre Dokumente automatisch organisieren möchten
So funktioniert MySorty
- Dokumente werden aus überwachten Ordnern oder E-Mails übernommen.
- MySorty analysiert den Inhalt mithilfe der OCR-Texterkennung.
- Die Software erkennt passende Begriffe und Regeln.
- PDFs werden automatisch sortiert und archiviert.
- Alle Dokumente sind anschließend durchsuchbar.
Vorteile von MySorty
- PDFs automatisch organisieren
- OCR-Texterkennung für Scans und Bilder
- Dokumente durchsuchbar machen
- Automatische Ordnerüberwachung
- E-Mail-Anhänge automatisch importieren
- PDF-Dateien zusammenführen
- Rechnungen automatisch auslesen
- ZUGFeRD und XRechnung unterstützen
- Lokale Verarbeitung ohne Cloud
- Einfache Einrichtung unter Windows
Sicherheit und Datenschutz
MySorty verarbeitet alle Dokumente ausschließlich lokal auf deinem Windows-PC. Es findet kein Cloud-Upload statt. Dadurch behältst du jederzeit die volle Kontrolle über deine sensiblen Dokumente und Unternehmensdaten.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann ich PDFs automatisch sortieren?
Mit einer OCR-Software wie MySorty können Inhalte von PDFs erkannt und anhand frei definierbarer Regeln automatisch in passende Ordner verschoben werden.
Kann MySorty gescannte Dokumente durchsuchen?
Ja. Durch die integrierte OCR-Texterkennung werden Scans und Bilder in durchsuchbare PDF-Dokumente umgewandelt.
Funktioniert MySorty ohne Cloud?
Ja. Alle Dokumente werden lokal auf deinem Windows-PC verarbeitet. Es erfolgt kein Upload in eine Cloud.
Kann MySorty Rechnungen verarbeiten?
Ja. Rechnungsdaten können automatisch aus PDFs ausgelesen werden. Zusätzlich unterstützt MySorty die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format.
Welche Windows-Version wird unterstützt?
MySorty wurde für Windows entwickelt und unterstützt Windows 10, Windows 11, Windows Server 2019, Windows Server 2022 und Windows Server 2025.
PDFs automatisch organisieren mit MySorty
Wenn du deine Dokumentenverwaltung automatisieren möchtest, ist MySorty die passende Lösung. Die Software sortiert PDFs automatisch, macht Dokumente durchsuchbar, verarbeitet Rechnungen und arbeitet vollständig lokal auf deinem Windows-PC.