MySorty: Schritt für Schritt zur automatischen Dokumentensortierung
Eingabeordner auswählen
Lege fest, wo deine neuen Dateien bereitgestellt werden. MySorty überwacht diesen Ordner automatisch.
- Scans: Direkt vom Scanner als PDF (z.B. "Scan to PC")
- E-Mails: PDF-Anhänge automatisch speichern (MySorty Pro, siehe Schritt 7)
- Manuell: .jpg, .jpeg, .png, .pdf hochladen
Ausgabeordner festlegen
Hier speichert MySorty deine fertigen PDFs nach der Texterkennung (OCR). Dieser Ordner dient als Zwischenablage vor der automatischen Sortierung.
- Durchsuchbare PDFs mit OCR-Texterkennung
- Bereit für Tag-basierte Sortierung
- Automatische Überwachung für nächsten Schritt
Archivordner einrichten
Sichere Aufbewahrung aller Originaldateien mit automatischer Sortierung.
- Automatisches Backup: Originale werden beim Eingang sofort archiviert
- Synchrone Sortierung: Wenn OCR-PDFs sortiert werden, erfolgt dieselbe Sortierung für die Originale
- Konsistenz: PDFs und Originale bleiben immer parallel organisiert
Tags konfigurieren & sortieren
Definiere Regeln, nach denen MySorty deine Dokumente automatisch sortiert.
- Erstelle Tags mit Schlüsselwörtern (z.B. "Rechnung", "Vertrag")
- PDFs aus dem Ausgabeordner werden automatisch sortiert
- Originaldateien im Archiv werden parallel sortiert
- Inhalt oder Dateiname: Regeln können auf den Text im Dokument oder auf den Dateinamen reagieren
- Priorität: Passen mehrere Regeln zu einem Dokument, entscheidet die Reihenfolge der Regeln
- Sortieren: Per Klick oder automatisch in festen Abständen (Auto-Sortierung)
- Keine Regel passt? Die Datei bleibt im Ausgabeordner, bis eine Regel passt. Mit MySorty-KI (Schritt 5) kann MySorty diese Regel auch selbst erstellen
MySorty-KI: automatisch sortieren & umbenennen ProBeta
Die optionale KI hilft, wenn für ein Dokument noch keine Regel passt. Sie läuft komplett offline auf deinem PC, deine Dokumente werden nicht hochgeladen.
- Regeln automatisch erstellen: Die KI liest das Dokument, wählt einen passenden Ordner oder legt einen neuen an und erstellt eine Tag-Regel. Das nächste Dokument dieser Art sortiert MySorty dann direkt über diese Regel, ganz ohne KI
- Dateien automatisch umbenennen: Sortierte Dateien mit Namen wie „Scan_0001.pdf“ oder „IMG_1234.pdf“ bekommen einen klaren Namen aus Datum, Absender, Dokumentart und Thema. Das Original im Archiv bekommt denselben Namen
- Dein Name oder deine Firma (empfohlen): So erkennt die KI, welche Angaben im Dokument zu dir gehören
- Neue Ordner: Du bestimmst, wie neue Ordner heißen: nach Bereich (z.B. „Gesundheit“), nach Organisation (z.B. „Stadtwerke“) oder nach Dokumentart (z.B. „Rechnungen“)
- Eigene Anweisungen: Beschreibe in eigenen Worten, wie sortiert und benannt werden soll, z.B. „Alles rund ums Auto kommt in den Ordner Auto“
- Vorher testen: Wähle eine PDF und sieh dir an, welche Regel und welchen Dateinamen die KI vorschlagen würde
📄 2026-03-15_Stadtwerke Musterstadt_Rechnung_Strom.pdf
Voraussetzungen: 64-Bit-Windows (x64), 8 GB RAM empfohlen, ca. 6 GB freier Speicherplatz während der Installation (danach ca. 2,8 GB).
Spracherkennung konfigurieren
Optimiere die OCR-Genauigkeit durch die richtige Sprachwahl für deine Dokumente.
- Auto (Sprache erkennen): MySorty erkennt die Sprache des Textes automatisch
- Feste Sprache wählen: Wähle eine spezifische Sprache für schnellere Verarbeitung
- Windows-Integration: Nutzt nur die von MySorty unterstützten, auf deinem Windows-System installierten Sprachpakete
E-Mail-Postfach verbinden Pro
MySorty holt PDF-Anhänge direkt aus deinem Postfach und verarbeitet sie wie einen Scan: Archiv, OCR und Sortierung laufen automatisch.
- IMAP oder Microsoft 365: Verbinde ein IMAP-Postfach oder ein Microsoft-365-Konto (Exchange Online) mit sicherer Anmeldung über OAuth2
- Vertrauenswürdige Absender: Lege fest, von welchen Absendern Anhänge verarbeitet werden
- Automatisch: Das Postfach wird jede Minute geprüft, neue PDF-Anhänge landen im Eingabeordner und werden automatisch verarbeitet
PDF-Zusammenführung
Perfekt für Scanner ohne Duplex-Funktion: Führe getrennt gescannte Vorder- und Rückseiten automatisch zu vollständigen Dokumenten zusammen.
- PDF Merge Ordner: Scanner-Dateien direkt hier ablegen (z.B. "Scan to PC")
- Automatischer Start: Zusammenführung beginnt bei neuen Dateien
- Auto-Stop Timer: Wähle zwischen 5-60 Minuten oder kein Timer
Workflow Visualisierung
So arbeitet MySorty: Dokumente werden automatisch erkannt, verarbeitet und in die richtigen Ordner sortiert.
PDF-Viewer & Datei-Explorer
Integrierter PDF-Viewer zum Anzeigen, Bearbeiten und Unterschreiben deiner Dokumente und ein Datei-Explorer für deine Ordner, alles direkt in MySorty!
- Vorschau: PDFs direkt in der App anzeigen ohne externen Reader
- Rotation: Seiten nach links/rechts drehen für perfekte Ausrichtung
- Seitennavigation: Blättere durch mehrseitige Dokumente
- Seiten bearbeiten: Seiten löschen, verschieben, duplizieren, extrahieren und einfügen
- Unterschriften: Unterschrift zeichnen, für später speichern und direkt ins PDF setzen
- Bilder & Texte: Bilder (z.B. ein Logo) und eigene Texte ins PDF einfügen
- Speichern: Bearbeitete PDFs direkt speichern
- Datei-Explorer: Ordner durchsuchen, Dateien kopieren, einfügen, umbenennen und löschen
Rechnungserfassung & E-Rechnung Pro
Erfasse Rechnungsdaten direkt aus deinen PDFs und erstelle normkonforme E-Rechnungen, ohne zusätzliche Software.
- Felder markieren: Lieferant, Betrag, IBAN oder Rechnungsnummer per Drag-Markierung auf der Seite auslesen oder manuell eingeben
- Lieferanten-Profile: Feldlayout und Zonen pro Lieferant speichern, MySorty erkennt den Lieferanten beim nächsten Mal automatisch und füllt die Felder
- E-Rechnungen lesen: Enthält eine PDF bereits ZUGFeRD- oder XRechnung-Daten, werden alle Felder automatisch übernommen
- E-Rechnungen erstellen: ZUGFeRD PDF/A-3 mit eingebettetem XML und XRechnung im XML-Format
- GiroCode: Zahlungs-QR-Code für Banking-Apps automatisch in erstellte Rechnungen einfügen
- Export: CSV (für Excel), XML, JSON oder PDF
Häufig gestellte Fragen
Welche Dateiformate werden unterstützt?
MySorty unterstützt PDF, JPG, JPEG und PNG Dateien für die OCR-Verarbeitung.
Kann MySorty PDF-Anhänge aus E-Mails verarbeiten?
Ja. MySorty kann PDF-Anhänge direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach extrahieren und automatisch verarbeiten. Sie können vertrauenswürdige Absender festlegen, damit nur gewünschte E-Mails berücksichtigt werden. Unterstützt werden IMAP-Postfächer und Microsoft 365 (Exchange Online, Anmeldung über OAuth2). Die E-Mail-Unterstützung ist in den Pro-Plänen enthalten.
Welche Lizenzoptionen gibt es?
MySorty bietet flexible Lizenzmodelle für Privatnutzer und Unternehmen. Die Nutzung erfolgt sicher und vollständig lokal auf Ihrem Gerät, ohne Cloud-Upload Ihrer Dokumente. Die Pro-Pläne enthalten zusätzlich Rechnungserfassung, E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung), E-Mail-Unterstützung und MySorty-KI (Beta). Ausführliche Informationen zu Preisen und Lizenzvarianten finden Sie hier: Hier zu den Preisen.
Was ist OCR und warum ist es wichtig?
OCR (Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) ist eine Technologie, die Text aus Bildern oder gescannten Dokumenten erkennt und lesbar macht. MySorty verwendet OCR, damit Sie Texte in Ihren PDFs durchsuchen, kopieren und gezielt wiederfinden können.
Werden meine Dokumente in einer Cloud gespeichert oder übertragen?
Nein. MySorty verarbeitet alle Dokumente ausschließlich lokal auf Ihrem Computer. Es findet keine Übertragung oder Speicherung Ihrer Dokumente in einer Cloud statt.
Ihre sensiblen Daten bleiben jederzeit unter Ihrer vollständigen Kontrolle. Nach dem Login kann MySorty auch ohne aktive Internetverbindung problemlos weiter genutzt werden.
Das gilt auch für MySorty-KI: Die KI arbeitet vollständig auf Ihrem Computer.
Was passiert mit Dokumenten, für die keine Regel passt?
Sie bleiben im Ausgabeordner und werden bei der nächsten Sortierung erneut geprüft. Sobald eine passende Tag-Regel existiert, werden sie automatisch einsortiert. Mit MySorty-KI (Pro, Beta) kann MySorty diese Regel auch selbst erstellen.
Was ist MySorty-KI?
MySorty-KI ist eine optionale KI-Funktion in den Pro-Plänen (derzeit Beta). Sie übernimmt zwei Aufgaben:
1. Regeln erstellen: Passt keine Ihrer Tag-Regeln zu einem Dokument, liest die KI den Inhalt, wählt einen passenden Ordner und legt eine neue Tag-Regel an. Weitere Dokumente dieser Art werden danach direkt über diese Regel sortiert.
2. Umbenennen: Dateien mit nichtssagenden Namen wie „Scan_0001.pdf“ erhalten einen verständlichen Namen, z. B. „2026-03-15_Stadtwerke_Rechnung_Strom.pdf“.
Beide Funktionen lassen sich einzeln einschalten. Sie finden die KI in der Tag-Verwaltung unter „KI-Einstellungen“.
Ist die KI zu 100 % genau?
Nein. Keine KI arbeitet fehlerfrei, auch MySorty-KI nicht. Sie liegt meistens richtig, kann sich aber irren, zum Beispiel:
• ein Dokument in einen unpassenden Ordner legen (z. B. eine Stromrechnung unter „Versicherungen“)
• einen neuen Ordner anlegen, obwohl schon ein passender existiert
• ein Datum, einen Absender oder eine Nummer falsch lesen, besonders bei schlecht lesbaren Scans
• eine Ihrer Anweisungen falsch verstehen oder auf das falsche Dokument anwenden
So behalten Sie die Kontrolle:
• Von der KI erstellte Regeln sind in der Tag-Verwaltung gekennzeichnet. Sie können sie jederzeit prüfen, bearbeiten oder löschen.
• Mit der Testfunktion in den KI-Einstellungen sehen Sie vorab, was die KI mit einer PDF machen würde.
• Die KI löscht keine Dateien. Ihre Originale bleiben im Archivordner erhalten.
• Ihr Name oder Firmenname und klare eigene Anweisungen helfen der KI, bessere Entscheidungen zu treffen.
Bitte prüfen Sie wichtige Dokumente deshalb immer selbst. Die KI hilft beim Ordnen, ersetzt aber nicht Ihre eigene Prüfung.
Werden meine Dokumente für die KI ins Internet gesendet?
Nein. MySorty-KI läuft vollständig lokal auf Ihrem Computer. Ihre Dokumente werden weder hochgeladen noch zum Trainieren der KI verwendet.
Eine Internetverbindung brauchen Sie nur beim Einschalten der KI (Lizenzprüfung) und für den einmaligen Download der KI-Dateien (ca. 2,8 GB). Danach funktioniert die KI auch offline.
Wie schnell ist die KI und bremst sie meinen PC aus?
Die KI arbeitet gründlich und braucht dafür etwas Zeit: auf einem aktuellen PC etwa 1–2 Minuten pro Dokument, auf älteren PCs auch länger. Sie wird nur gebraucht, wenn keine Regel passt oder eine Datei umbenannt werden soll. Dokumente mit passender Regel und sinnvollem Namen werden wie gewohnt sofort sortiert.
Die KI läuft mit niedriger Priorität im Hintergrund, damit Sie normal weiterarbeiten können. Nach dem Sortieren gibt sie den Arbeitsspeicher wieder frei.
Kann ich die KI wieder ausschalten oder entfernen?
Ja. Die KI ist standardmäßig ausgeschaltet und lässt sich in den KI-Einstellungen jederzeit ein- und ausschalten. Dort können Sie die KI-Dateien auch wieder entfernen, um Speicherplatz freizugeben. Von der KI erstellte Regeln bleiben in der Tag-Verwaltung erhalten. Sie können sie wie normale Regeln bearbeiten oder löschen.
Welche Systemvoraussetzungen hat MySorty?
MySorty läuft auf Windows 10 und Windows 11 sowie auf Windows Server 2019, 2022 und 2025.
Für MySorty-KI zusätzlich: 64-Bit-Windows (x64), 8 GB RAM empfohlen und ca. 6 GB freier Speicherplatz während der Installation (danach ca. 2,8 GB).
In welchen Sprachen ist MySorty verfügbar?
Die Benutzeroberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch, Arabisch, Spanisch und Französisch. Für die Texterkennung (OCR) unterstützt MySorty viele weitere Sprachen, siehe Schritt 6 „Spracherkennung konfigurieren“.
Kann ich MySorty vor dem Kauf testen?
Ja. Erstellen Sie zuerst ein Konto unter tkbitsupport.de/login und senden Sie uns anschließend Ihre Konto-E-Mail an mysorty@tkbitsupport.de. Wir richten Ihnen gerne einen individuellen Testzugang ein.
Wie kann ich zusätzliche Sprachen für die Texterkennung (OCR) installieren?
Methode 1: Über die Windows-Einstellungen
1. Öffnen Sie die Windows-Einstellungen (Win + I).
2. Gehen Sie zu Zeit & Sprache → Sprache & Region.
3. Klicken Sie auf Sprache hinzufügen.
4. Wählen Sie die gewünschte Sprache aus (z. B. Französisch, Italienisch).
5. Stellen Sie sicher, dass bei den optionalen Sprachfunktionen auch Texterkennung (Optical Character Recognition) installiert ist. In den meisten Fällen wird diese Funktion automatisch mit der Sprache hinzugefügt.
Methode 2: Über PowerShell
Wenn die Texterkennung nicht automatisch installiert wird, können Sie sie manuell über PowerShell hinzufügen:
1. Starten Sie PowerShell als Administrator.
2. Führen Sie folgenden Befehl aus:
Add-WindowsCapability -Online -Name Language.OCR~~~de-DE~0.0.1.0
Ersetzen Sie durch den entsprechenden Sprachcode (z. B. fr-FR für Französisch, it-IT für Italienisch).
Bei Fragen oder Problemen können Sie uns gerne jederzeit unter mysorty@tkbitsupport.de kontaktieren – wir helfen Ihnen gerne weiter.