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2. November 2026 · MySorty

XRechnung erstellen: So geht es Schritt für Schritt

Du hast einen Auftrag von einer Behörde, einer Stadtverwaltung oder einer Hochschule bekommen, und in der Bestellung steht: „Rechnungen bitte nur als XRechnung mit Leitweg-ID.“ Wer das zum ersten Mal liest, hat meist zwei Fragen: Was ist eine XRechnung, und wie erstelle ich eine?

Hier bekommst du beide Antworten, Schritt für Schritt.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 um und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt.

Technisch ist eine XRechnung eine XML-Datei. Darin steht jede Angabe der Rechnung als Datenfeld: wer liefert, wer bezahlt, welche Leistung, welcher Betrag, welche Steuer. Es gibt kein Layout und kein Logo. Öffnest du die Datei in einem Editor, siehst du nur Code. Das ist Absicht: Die Rechnung soll von der Software des Empfängers gelesen werden, nicht von Menschen.

Wer braucht eine XRechnung?

• Lieferanten von Behörden (B2G): Wer an Bundesbehörden liefert, muss seit November 2020 grundsätzlich XRechnungen schicken. Die meisten Bundesländer und viele Kommunen verlangen sie ebenfalls, teilweise mit eigenen Regeln und Bagatellgrenzen.
• Unternehmen untereinander (B2B): Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch zwischen Firmen. Die XRechnung ist dafür eines der erlaubten Formate. Viele Firmen bevorzugen aber ZUGFeRD, weil man die Rechnung auch ansehen kann.

Wann genau du E-Rechnungen schreiben musst, steht in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Art Postadresse für elektronische Rechnungen an Behörden. Sie sagt dem Rechnungsportal, an welche Stelle die Rechnung weitergeleitet werden soll. Ohne sie kann die Behörde deine Rechnung nicht zuordnen, und das Portal lehnt sie meist sofort ab.

Wichtig: Die Leitweg-ID bekommst du immer vom Auftraggeber. Sie steht meist in der Bestellung, im Vertrag oder in den Vergabeunterlagen. Steht sie nirgends, frag direkt bei deinem Ansprechpartner nach. Raten geht nicht.

In der XRechnung steht die Leitweg-ID im Feld „Käuferreferenz“. Bei Rechnungen an Firmen trägst du dort eine Referenz ein, die dein Kunde dir nennt, zum Beispiel eine Bestellnummer oder Kostenstelle.

Diese Angaben braucht eine XRechnung

Neben den üblichen Pflichtangaben jeder Rechnung verlangt die XRechnung einige Felder, die auf Papierrechnungen oft fehlen:

XRechnung erstellen mit MySorty

1. Firmenprofil prüfen. In deinem Firmenprofil sollten Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und IBAN stehen. MySorty trägt diese Daten in jede neue Rechnung ein.
2. „Neue Rechnung“ klicken und die Daten der Behörde oder des Kunden eintragen, mit Anschrift und E-Mail-Adresse.
3. Leitweg-ID eintragen, und zwar im Feld „Leitweg-ID (Käuferreferenz)“. Fehlt sie, weist MySorty dich vor dem Export darauf hin.
4. Positionen erfassen. Netto, Steuer und Brutto berechnet MySorty aus den Positionen.
5. Steuerkategorie wählen. Meist ist das „Regelbesteuerung“. Für Fälle wie § 13b UStG, steuerfreie Leistungen oder die Kleinunternehmerregelung gibt es eigene Kategorien. MySorty trägt dann einen passenden Befreiungsgrund ein, den du anpassen kannst.
6. „XRechnung erstellen“ klicken. MySorty prüft alle Felder, zeigt fehlende Angaben an und speichert die XML-Datei im Exportordner.

Für eine XRechnung brauchst du keine PDF, die XML-Datei ist die Rechnung. Schicke dieselbe Rechnung nicht zusätzlich als eigene PDF-Rechnung, sonst gibt es sie zweimal.

Wie verschickst du die XRechnung?

• An Behörden: über das Rechnungsportal, das dein Auftraggeber nennt. Der Bund und viele Länder haben eigene Portale, auf denen du die XML-Datei hochlädst. Oft geht es auch über das Peppol-Netz. Für die Portale brauchst du meist ein Benutzerkonto.
• An Firmen: meist ganz einfach per E-Mail als Anhang. Frag deinen Kunden, an welche Adresse E-Rechnungen gehen sollen.

Warum XRechnungen abgelehnt werden

• Die Leitweg-ID fehlt oder ist falsch abgetippt.
• Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail des Verkäufers fehlen, oder die E-Mail-Adresse des Käufers.
• Die IBAN fehlt.
• Die Summe der Positionen passt nicht zum Nettobetrag.
• Eine Steuerbefreiung wurde ohne Befreiungsgrund angegeben.
• Die Rechnungsnummer wurde doppelt vergeben.

MySorty prüft diese Punkte vor dem Export. Passen die Beträge nicht, kann MySorty sie aus deinen Positionen neu berechnen.

Warum saubere Dateien ab 2027 noch wichtiger werden

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz auch an Geschäftskunden E-Rechnungen schicken, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Die Finanzverwaltung unterscheidet dabei seit Ende 2025 zwischen Formatfehlern und kleineren Fehlern. Eine XRechnung mit Formatfehler gilt nicht als E-Rechnung. Nach den Übergangsfristen verliert dein Kunde dann den Vorsteuerabzug, und du musst die Rechnung neu ausstellen. Alle Stichtage stehen in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Stand: November 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Welche Regeln für deinen Auftraggeber gelten, steht in seinen Vertragsunterlagen.

Häufige Fragen

Kann ich eine XRechnung mit Word oder Excel erstellen?

Nein. Word und Excel können keine XRechnung erzeugen. Du brauchst ein Programm, das die XML-Datei nach dem XRechnung-Standard schreibt, zum Beispiel MySorty, eine Buchhaltungssoftware oder ein Online-Portal.

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID gehört deinem Auftraggeber, nicht dir. Er teilt sie dir mit, meist in der Bestellung oder im Vertrag. Ist sie nicht angegeben, frag deinen Ansprechpartner bei der Behörde.

Brauche ich bei Rechnungen an Firmen auch eine Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID gibt es nur bei öffentlichen Auftraggebern. Bei Firmen trägst du als Käuferreferenz eine Angabe ein, die dein Kunde dir nennt, zum Beispiel seine Bestellnummer.

Kann ich eine XRechnung als PDF ansehen?

Nicht direkt, denn sie enthält kein Layout. Mit einem Viewer werden die Daten aber lesbar angezeigt. MySorty öffnet XRechnung-Dateien und zeigt alle Felder und Positionen an.

Ist XRechnung besser als ZUGFeRD?

Keins ist besser, sie haben verschiedene Zwecke. Behörden verlangen meist XRechnung. Für Firmenkunden ist ZUGFeRD oft angenehmer, weil die Rechnung auch als normale PDF lesbar ist. MySorty erstellt beide Formate.

XRechnung ohne Umwege

Mit MySorty erstellst du XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt auf deinem PC, mit Pflichtfeld-Prüfung vor dem Export.

Mehr dazu: MySorty ansehen · Anleitung zur E-Rechnung · Preise