Rechnungserfassung & E-Rechnungen:

Mit der Rechnungserfassung kannst du Rechnungen aus PDFs (einfache PDFs oder ZUGFeRD) oder XML-Dateien (XRechnung) einlesen, Felder manuell

erfassen oder per Mausklick auf der Seite markieren, und die Daten in

verschiedene Formate exportieren, darunter:

ZUGFeRD, XRechnung, CSV, XML, JSON und PDF..

1. Rechnung öffnen:

Klicke auf „PDF / XRechnung öffnen", um eine Rechnung zu laden. Unterstützte Dateitypen:

PDF: MySorty öffnet sowohl normale PDFs als auch ZUGFeRD-/Factur-X-PDFs und zeigt die Seiten direkt an. Bei ZUGFeRD-/Factur-X-PDFs werden die eingebetteten E-Rechnungsdaten automatisch ausgelesen.
XML (XRechnung): MySorty liest die strukturierten Rechnungsdaten direkt aus der XML-Datei. Es wird keine Seitenvorschau angezeigt, da XML-Dateien kein visuelles Layout enthalten.

Ordner-Browser (links im Dokumentbereich):
Du kannst Rechnungen auch direkt aus dem integrierten Datei-Browser öffnen. Mit den drei Buttons oben wählst du schnell zwischen:

Ausgabe – dein konfigurierter Ausgabeordner
Sortiert – dein konfigurierter Sortierordner
Auswählen – ein beliebiger Ordner auf deinem PC

Mit dem Pfeil-Button navigierst du in übergeordnete Ordner, mit dem Aktualisieren-Button lädst du den

aktuellen Ordner neu.

Seitennavigation:
Bei mehrseitigen PDFs kannst du mit den Pfeil-Buttons Vorherige / Nächste zwischen den Seiten wechseln.

Zoom:
Mit den Zoom-Buttons kannst du die Darstellung vergrößern oder verkleinern, um Textbereiche besser lesen zu können.

2. Automatisches Auslesen von E-Rechnungsdaten:

Wenn eine PDF eine eingebettete ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Datei enthält, liest MySorty die Daten automatisch aus und füllt die Felder auf der rechten Seite

Hinweis:

Wenn keine eingebetteten Daten gefunden werden, du kannst die Felder manuell ausfüllen oder per

Zonenmarkierung erfassen.

3. Felder manuell erfassen (Zonenmarkierung):

Du kannst jeden Feldwert direkt aus der PDF-Seite entnehmen, indem du eine Zone auf der Seite markierst.

So funktioniert es:

Klicke auf den Stift-Button rechts neben einem Feld (z. B. neben „Rechnungsnummer").
Zeichne mit der Maus auf der PDF-Seite ein Rechteck um den gewünschten Text.
MySorty liest den Text in diesem Bereich automatisch aus und trägt ihn in das Feld ein.

Zonen verwalten:

Jede Zone wird farbig auf der Seite angezeigt.
Klicke auf eine Zone, um sie auszuwählen, es erscheinen Eckanfasser zum Vergrößern oder Verschieben.
Mit dem roten ✕ oben an der Zone löschst du die Markierung (der Feldwert bleibt erhalten).
Ziehe eine Zone per Drag & Drop an eine neue Position.

Du kannst die markierten Zonen als Profil speichern (siehe Abschnitt 9 „Lieferantenprofile“), um sie später bei Rechnungen desselben Lieferanten wiederzuverwenden.

Hinweis:

Zonenmarkierungen funktionieren seitenweise. Wenn ein Feld auf Seite 2 liegt, navigiere zunächst zu

Seite 2, bevor du die Zone zeichnest.

4. Rechnungsfelder:

Auf der rechten Seite findest du alle Felder, die MySorty für den Export und für E-Rechnungen verwendet. Die Standardfelder decken alle Pflichtfelder für ZUGFeRD und XRechnung ab:

Lieferantendaten: Lieferant, USt-IdNr., Steuernummer, Handelsregister-Nr., Straße, PLZ, Ort, Land, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail
Käuferdaten: Käufer, USt-IdNr. Käufer, Kundennummer, Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail Käufer
Referenzen: Rechnungsnummer, Bestellnummer, Käuferreferenz (Leitweg-ID), Vertragsnummer, Kostenstelle
Datumsfelder: Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Leistungszeitraum von/bis, Fälligkeitsdatum
Beträge: Nettobetrag, USt-Satz, USt-Kategorie, Steuerbefreiungsgrund, USt-Betrag, Bruttobetrag
Zahlung: Währung, IBAN, BIC, Zahlungsart, Verwendungszweck, Zahlungsbedingungen

Zeile hinzufügen:
Mit dem Button „Zeile hinzufügen" kannst du beliebige eigene Felder ergänzen. Diese erscheinen im CSV-, XML- und JSON-Export.

Zeile löschen:
Mit dem Papierkorb-Button rechts neben jeder Zeile kannst du nicht benötigte Felder entfernen.

Kennzeichnung als Lieferanten-Kennung:
Das Schlüssel-Symbol neben jedem Feld markiert dieses Feld als Lieferanten-Kennung. MySorty nutzt diesen Wert, um beim nächsten Öffnen einer Rechnung desselben Lieferanten automatisch das passende Profil zu erkennen und anzuwenden (siehe Abschnitt 9 „Lieferantenprofile“).

5. USt-Kategorien:

Das Feld „USt-Kategorie" bestimmt, wie die Umsatzsteuer auf der E-Rechnung ausgewiesen wird. Folgende Kategorien stehen zur Verfügung:

Regelbesteuerung (19 % / 7 %)
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)
Steuerbefreit (§ 4 UStG)
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Innergemeinschaftliche Lieferung
Ausfuhrlieferung (Drittland)
Nicht steuerbar
Nullsatz (echter 0 %)

Hinweis:

Wenn du eine steuerbefreite Kategorie wählst, füllt MySorty das Feld „Steuerbefreiungsgrund" automatisch mit einem passenden Standardtext. Du kannst diesen Text anpassen.

6. Positionen (Leistungszeilen):

Im unteren Bereich des Fensters erfasst du die einzelnen Rechnungspositionen.

Jede Position enthält:

Bezeichnung – Beschreibung der Leistung oder des Artikels
Menge – die berechnete Menge
Einheit – z. B. Stück, Std, Tag, kg, m², Pauschal
Einzelpreis – Preis pro Einheit (netto)
Zeilennetto – wird automatisch aus Menge × Einzelpreis berechnet
USt-Satz – der für diese Position geltende Steuersatz
USt-Kategorie – Steuerbehandlung dieser Position

Mit dem Stift-Button neben Bezeichnung, Menge, Einzelpreis, Zeilennetto und USt-Satz kannst du den Wert direkt per Zonenmarkierung aus der PDF entnehmen.

Mit „Position hinzufügen" fügst du eine neue Zeile hinzu. Mit dem roten Papierkorb-Button rechts löscht du eine Position.

Hinweis:

Bei gemischten Steuersätzen (z. B. 19 % und 7 %) gibst du für jede Position den zutreffenden Steuersatz ein. MySorty berechnet die Steuergruppen automatisch.

7. Rabatte und Zuschläge:

Im unteren Bereich rechts kannst du Rabatte oder Zuschläge auf Rechnungsebene erfassen.

Jeder Eintrag enthält:

Art – Rabatt oder Zuschlag
Grund – Freitextbeschreibung (z. B. „Skonto", „Versandkosten")
USt-Kategorie und USt-Satz – für die korrekte steuerliche Zuordnung
Prozent (%) – wenn du einen prozentualen Rabatt eingibst, berechnet MySorty den Betrag automatisch aus den Positionssummen
Betrag – der absolute Rabatt- oder Zuschlagsbetrag

8. Skonto:

Mit den Feldern „Skonto-Tage" und „Skonto in %" kannst du einen Frühzahlungsrabatt auf der Rechnung ausweisen.

Trage in „Skonto-Tage" ein, wie viele Tage der Käufer Zeit hat, um den Rabatt zu erhalten (z. B. 14), und in „Skonto in %" den Prozentsatz (z. B. 2).

MySorty erledigt den Rest automatisch:

Auf der generierten Rechnungs-PDF erscheint am Ende ein fertiger Hinweistext, zum Beispiel:
„Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen gewähren wir 2 % Skonto (Zahlbetrag: 980,00 EUR)." der Zahlbetrag wird dabei automatisch berechnet.

9. Lieferantenprofile:

Mit Lieferantenprofilen speicherst du alle Felder, Zonenmarkierungen und Einstellungen für einen

bestimmten Lieferanten und kannst sie bei der nächsten Rechnung desselben Lieferanten mit einem Klick wiederverwenden.

Profil speichern:

Fülle alle Felder aus und markiere die Zonen auf der Seite.
Markiere ein Feld als Lieferanten-Kennung (Schlüssel-Icon), der Wert dieses Feldes (z. B. der Firmenname oder die USt-IdNr.) wird verwendet, um das Profil künftig automatisch zu erkennen.
Klicke auf „Profil speichern" und vergib einen Namen.

Profil automatisch anwenden:
Wenn du eine neue Rechnung öffnest, sucht MySorty im Text der PDF nach dem gespeicherten

Kennzeichnungswert. Wird er gefunden, wird das Profil automatisch angewendet und alle Felder sowie

Zonen werden geladen.

Profil manuell auswählen:
Im Dropdown „Lieferantenprofil" kannst du jederzeit ein gespeichertes Profil manuell auswählen oder auf „(keines)" zurücksetzen.

Profil löschen:
Wähle das Profil im Dropdown aus und klicke auf „Profil löschen".

Profile exportieren / importieren:
Mit „Profile exportieren" speicherst du alle Profile als JSON-Datei zur Sicherung oder Weitergabe.

Mit „Profile importieren" lädst du Profile aus einer solchen Datei – bereits vorhandene Profile mit gleichem Namen werden aktualisiert, neue werden hinzugefügt

10. Exportordner und Zieldatei für verarbeitete Rechnungen:

Exportordner:
Wähle mit „Durchsuchen" den Ordner, in dem MySorty alle exportierten Dateien speichert (CSV, XML, JSON, PDF, ZUGFeRD, XRechnung).

Verarbeitete Datei verschieben nach:
Nach einem erfolgreichen Export verschiebt MySorty die Quell-PDF automatisch, damit sie nicht

versehentlich doppelt verarbeitet wird.

Neben der Quelldatei (Processed-Ordner) – die PDF wird in einen Unterordner Processed neben der Originaldatei verschoben.
Eigener Ordner – aktiviere den Schalter und wähle einen beliebigen Zielordner.

11. Exportformate:

Wähle das gewünschte Exportformat über die Checkboxen. Mit dem Stift-Button neben jeder Checkbox

öffnest du den Layout-Editor für dieses Format.

CSV:
Exportiert alle Felder als Tabelle. Im Layout-Editor kannst du:

Felder ein- oder ausblenden
Felder umbenennen (Exportname)
Die Reihenfolge der Spalten per Pfeiltasten ändern
Das Trennzeichen wählen (Semikolon oder Komma)
Den Dateinamen-Präfix festlegen

XML:
Exportiert alle Felder als strukturierte XML-Datei. Layout und Feldnamen sind im Editor anpassbar.

JSON:
Exportiert alle Felder als JSON-Datei für Entwickler und Systemintegrationen.

PDF (einfaches PDF):
Exportiert die aktuell im Viewer angezeigte Rechnung als einfaches PDF. Wenn du zuvor

„Rechnung erstellen" verwendet hast (siehe Abschnitt 14), wird das erzeugte Dokument exportiert.

Layouts exportieren / importieren:
Mit „Layouts exportieren" sicherst du alle Exportlayouts und -einstellungen als JSON-Datei.

Mit „Layouts importieren" stellst du sie wieder her.

Hinweis:

Alle exportierten Dateien werden im gewählten Exportordner gespeichert. Bereits vorhandene Dateien mit gleichem Namen werden nicht überschrieben, MySorty nummeriert sie automatisch durch.

12. ZUGFeRD-PDF erstellen:

ZUGFeRD (auch Factur-X genannt) ist ein hybrides Rechnungsformat: eine normale PDF-Datei, in die eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist.

Voraussetzungen:

Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, USt-IdNr., Käufer, Netto, USt, Brutto, mindestens eine Position).
Eine PDF muss als Basis vorhanden sein – entweder eine bereits geöffnete Eingangsrechnung oder eine mit „Rechnung erstellen" selbst erzeugte Rechnungs-PDF (siehe Abschnitt 14).
Ein Exportordner muss ausgewählt sein.

So erstellst du eine ZUGFeRD-Rechnung:

Variante A – Aus einer bestehenden Eingangsrechnung:

Öffne die PDF deiner Eingangsrechnung über „PDF / XRechnung öffnen" oder den Ordner-Browser.
MySorty liest vorhandene E-Rechnungsdaten automatisch aus oder du füllst die Felder manuell / per Zonenmarkierung.
Prüfe und ergänze die Positionen im unteren Bereich.
Klicke auf „Als ZUGFeRD-PDF exportieren".

Variante B – Eigene Rechnung von Grund auf erstellen (siehe Abschnitt 14):

Klicke auf „Neue Rechnung", um mit leeren Feldern zu starten.
Fülle alle Felder aus und trage deine Positionen ein.
Klicke auf „Rechnung erstellen" – MySorty generiert daraus eine druckfertige Rechnungs-PDF und zeigt sie im Viewer an.
Klicke anschließend auf „Als ZUGFeRD-PDF exportieren" – MySorty bettet die XML-Daten in die soeben erzeugte PDF ein.

MySorty prüft bei beiden Varianten automatisch alle Felder, zeigt Fehler oder Warnungen an und erstellt die fertige ZUGFeRD-Datei im Exportordner.

Dateiname:
Klicke auf den Stift-Button neben dem ZUGFeRD-Button, um den Dateinamen-Präfix festzulegen. Datum und Uhrzeit werden automatisch angehängt.

Konformitätslevel:
MySorty erstellt ZUGFeRD-Dateien nach dem Standard EN 16931 (COMFORT).

Hinweis:

ZUGFeRD-Dateien erfordern eine PDF als visuelle Basis. Wenn du ausschließlich eine XML-Datei ohne dazugehörige PDF hast, verwende stattdessen XRechnung (Abschnitt 13).

13. XRechnung erstellen:

XRechnung ist das offizielle deutsche Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Es handelt sich um eine reine XML-Datei ohne visuellen Inhalt, die direkt in das System des Empfängers eingelesen wird.

Zusätzliche Pflichtfelder für XRechnung:

Käuferreferenz (Leitweg-ID) – wird vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt und identifiziert den Empfänger im System.
Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers – für Rückfragen des Empfängers.
E-Mail-Adresse des Käufers – elektronische Empfängeradresse.
Vollständige Postanschrift beider Parteien (Straße, PLZ, Ort, Land).
IBAN – Zahlungsdaten sind für XRechnung verpflichtend.

So erstellst du eine XRechnung:

Fülle alle Felder einschließlich der oben genannten Pflichtfelder aus.
Klicke auf „XRechnung erstellen".
MySorty prüft alle Felder, weist auf fehlende Angaben hin und erstellt die XML-Datei im Exportordner.

Dateiname:
Klicke auf den Stift-Button neben dem XRechnung-Button, um den Dateinamen-Präfix festzulegen.

14. Rechnung erstellen (eigene Rechnungs-PDF):

Mit „Rechnung erstellen" generiert MySorty aus den eingetragenen Feldern und Positionen eine druckfertige Rechnungs-PDF, die du dann weiter verwenden kannst.

Firmenlogo:
Im PDF-Einstellungs-Dialog (Stift-Button neben „Exportformat PDF") kannst du ein Firmenlogo hochladen. Es erscheint oben rechts auf der erzeugten Rechnung. Unterstützte Formate: PNG und JPG.

Lieferanten-Standardwerte:
Im selben Dialog trägst du einmalig deine eigenen Unternehmensdaten ein (Name, USt-IdNr., Adresse, Kontakt, IBAN, BIC). Diese werden automatisch in jede neue Rechnung eingetragen, sodass du nur noch die

käuferseitigen Felder ausfüllen musst.

Ablauf:

Fülle alle Felder aus.
Klicke auf „Rechnung erstellen" – MySorty zeigt die erzeugte Rechnung im Viewer an.
Du kannst die Rechnung nun als einfaches PDF exportieren oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteten Maschinendaten.

Neue Rechnung:
Mit dem Button „Neue Rechnung" leerst du alle Felder und startest mit einer leeren Vorlage. Die Lieferanten-Standardwerte werden wieder automatisch eingetragen.

15. Rechnungskorrektur erstellen:

Wenn du eine bereits ausgestellte Rechnung korrigieren oder stornieren musst, kannst du mit einem Klick eine normkonforme Rechnungskorrektur erstellen.

So funktioniert es:

Lade die Original-E-Rechnung über „PDF / XRechnung öffnen" oder den Ordner-Browser. MySorty füllt alle Felder automatisch aus.
Klicke auf den Button „Korrektur erstellen".
MySorty bereitet die Korrektur automatisch vor: Die Originalrechnungsnummer und das Originaldatum werden als Referenz eingetragen, das Rechnungsdatum wird auf heute gesetzt und alle Beträge sowie Positionsmengen werden negiert.
Trage eine neue Rechnungsnummer für die Korrektur ein.
Prüfe die Felder und Positionen kurz durch.
Klicke auf „Rechnung erstellen" und exportiere sie als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung.

Der Korrektur-Hinweisbalken:
Sobald du auf „Korrektur erstellen" geklickt hast, erscheint oben ein Hinweisbalken, der dich daran erinnert, eine neue Rechnungsnummer einzutragen und die Korrektur abzuschließen. Er zeigt auch die Nummer und das Datum der Originalrechnung an.

Auf der generierten PDF:
Die erzeugte PDF trägt den Titel „Rechnungskorrektur" statt „Rechnung" und enthält alle negativen Beträge sowie den Verweis auf die Originalrechnung.

Hinweis:

Wenn du nur einzelne Positionen anpassen möchtest, kannst du die Felder nach dem Klick auf „Korrektur erstellen" noch manuell bearbeiten.
Das Feld „Nr. der korrigierten Rechnung" muss ausgefüllt sein — MySorty weist dich darauf hin, falls es leer bleibt.
Du kannst eine Korrektur auch ohne Originalrechnung manuell erstellen, indem du das Feld „Belegart" auf „Rechnungskorrektur" umstellst und alle Felder selbst ausfüllst.

16. Zahlungs-QR-Code (GiroCode):

Wenn du mit „Rechnung erstellen" eine Rechnungs-PDF erzeugst, fügt MySorty automatisch einen GiroCode auf der letzten Seite der Rechnung ein – sofern eine IBAN eingetragen ist und der Bruttobetrag größer als 0 ist.

Was ist ein GiroCode?
Der GiroCode ist ein genormter SEPA-QR-Code (EPC069-12), den alle deutschen Online-Banking-Apps und viele Banking-Apps in der EU direkt scannen können. Der Empfänger muss nur den QR-Code mit seiner Banking-App scannen – alle Zahlungsdetails werden automatisch übernommen, ohne dass er IBAN, Betrag oder Verwendungszweck manuell eintippen muss.

Der QR-Code enthält automatisch:

Empfängername – aus dem Feld „Lieferant"
IBAN – aus dem Feld „IBAN"
BIC – aus dem Feld „BIC" (optional, kann leer bleiben)
Betrag – der berechnete Bruttobetrag der Rechnung
Verwendungszweck – aus dem Feld „Verwendungszweck", oder falls leer, die Rechnungsnummer

Position auf der Rechnung:
Der QR-Code erscheint unten links auf der letzten Seite, oberhalb der Fußzeile, mit der Beschriftung „Zum Bezahlen scannen".

GiroCode aktivieren oder deaktivieren:
Im PDF-Einstellungs-Dialog (Stift-Button neben „Exportformat PDF") gibt es die Option „Zahlungs-QR-Code (GiroCode) auf Rechnung anzeigen". Entferne den Haken, wenn du den QR-Code nicht auf der Rechnung haben möchtest – z. B. für interne Dokumente oder Rechnungen, die per PEPPOL/XRechnung übermittelt werden.

Wann wird kein QR-Code erzeugt?

Wenn keine IBAN eingetragen ist
Wenn der Bruttobetrag 0 oder negativ ist
Wenn die Option im PDF-Einstellungs-Dialog deaktiviert ist

Hinweis:

Der GiroCode funktioniert nur mit SEPA-Überweisungen (Euroraum). Für andere Zahlungsarten (z. B. Lastschrift, Kreditkarte) ist der Code nicht geeignet. Die meisten deutschen Banking-Apps (Sparkasse, Volksbank, Deutsche Bank, DKB, ING usw.) unterstützen das direkte Scannen des GiroCodes.

17. Konsistenzprüfung:

Bevor MySorty eine E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) oder einen Export erstellt, prüft es automatisch alle eingetragenen Werte auf Richtigkeit.

Fehlende oder fehlerhafte Felder werden rot markiert und in einer Übersicht aufgelistet.

Was geprüft wird:

Netto + USt muss dem Brutto entsprechen.
Der USt-Satz wird gegen Netto und USt-Betrag gerechnet.
Die Summe der Positionsbeträge muss zum Nettobetrag passen (abzüglich Rabatte und zuzüglich Zuschläge).
Datumsfelder werden auf ein gültiges Format geprüft — unterstützt werden z. B. 31.12.2026 und 2026-12-31.
Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein.
Bei steuerbefreiten Kategorien muss ein Steuerbefreiungsgrund angegeben sein.

Wenn Fehler gefunden werden, zeigt MySorty eine Übersicht aller Probleme an. Du kannst wählen:

„Zurück und korrigieren" – schließt den Dialog, die fehlerhaften Felder bleiben rot markiert, damit du sie direkt siehst und selbst korrigieren kannst.
„Beträge automatisch korrigieren" — dieser Button erscheint, wenn MySorty erkennt, dass die eingetragenen Positionssummen nicht zu den Kopfbetragsfeldern (Netto, USt, Brutto) passen. MySorty berechnet die korrekten Werte aus deinen Positionen und trägt sie automatisch in die Felder Netto, USt-Betrag und Brutto ein. Anschließend kannst du den Export direkt erneut starten.
„Trotzdem exportieren" – exportiere die Datei trotz der Warnungen (nicht empfohlen für offizielle E-Rechnungen).

⬅️ Mail Konto einrichten