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ZUGFeRD-Rechnung erstellen: So geht es richtig
ZUGFeRD ist für viele Unternehmen der einfachste Weg zur E-Rechnung. Deine Kunden bekommen eine ganz normale PDF, die sie öffnen, lesen und ausdrucken können. Gleichzeitig steckt in der Datei alles, was ihre Buchhaltungssoftware braucht.
Aber Vorsicht: Nicht jede PDF, auf der „ZUGFeRD“ steht, ist auch eine gültige E-Rechnung. Hier erfährst du, worauf es ankommt und wie du eine ZUGFeRD-Rechnung richtig erstellst.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format verbindet zwei Dinge in einer Datei:
- eine PDF im Format PDF/A-3, die die Rechnung so zeigt, wie Menschen sie kennen,
- eine eingebettete XML-Datei mit allen Rechnungsdaten in strukturierter Form.
PDF/A-3 ist eine Variante des PDF-Formats für die Langzeitarchivierung. Sie erlaubt es, andere Dateien in die PDF einzubetten, hier eben die XML-Datei.
Seit Version 2.1 ist ZUGFeRD technisch gleich mit dem französischen Format Factur-X. Eine ZUGFeRD-Rechnung wird also auch in Frankreich verstanden.
Die ZUGFeRD-Profile: Welche zählen als E-Rechnung?
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Daten in der XML stecken. Für die E-Rechnungspflicht ist das entscheidend:
| Profil | Inhalt | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| MINIMUM | nur wenige Kopfdaten | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten ohne Positionen | Nein |
| BASIC | Kopfdaten und einfache Positionen | Ja |
| EN 16931 (COMFORT) | alle Angaben der europäischen Norm | Ja |
| EXTENDED | zusätzliche Angaben für besondere Fälle | Ja |
| XRECHNUNG | Daten nach den Regeln der XRechnung | Ja |
Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenig Daten. Sie gelten in Deutschland nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Der sichere Standard für die meisten Unternehmen ist das Profil EN 16931, früher „COMFORT“ genannt.
Welche ZUGFeRD-Version brauche ich?
Für die E-Rechnung in Deutschland brauchst du ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die alte Version 1.0 erfüllt die Norm EN 16931 nicht. Wichtiger als die Versionsnummer ist aber das Profil. Mit EN 16931 bist du auf der sicheren Seite.
PDF und XML müssen zusammenpassen
Bei ZUGFeRD gibt es dieselbe Rechnung zweimal: einmal als sichtbare Seite in der PDF und einmal als Daten in der XML. Beides muss inhaltlich übereinstimmen. Gibt es Abweichungen, zählen nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich die XML-Daten.
Am sichersten ist es deshalb, PDF und XML aus denselben Daten in einem Schritt zu erzeugen. Und wenn du die Daten aus einer vorhandenen PDF übernimmst, prüfst du vor dem Export jedes Feld.
Ab 2027 wird es ernst: Formatfehler kosten Vorsteuer
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Damit wird auch die Qualität der Datei wichtiger. Die Finanzverwaltung unterscheidet seit Ende 2025 zwischen Formatfehlern und kleineren Fehlern. Hat die XML in deiner ZUGFeRD-Rechnung einen Formatfehler, gilt die Rechnung nicht als E-Rechnung. Nach den Übergangsfristen kann dein Kunde dann keine Vorsteuer daraus ziehen, und er wird eine neue Rechnung verlangen.
Darum gilt: Erzeuge ZUGFeRD-Rechnungen mit einem Programm, das das Format sauber schreibt, und bastle keine XML von Hand. Alle Stichtage im Überblick findest du in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
ZUGFeRD-Rechnung erstellen mit MySorty
MySorty erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 (COMFORT) als PDF/A-3. Es gibt zwei Wege.
Weg A: Eigene Rechnung von Grund auf
- Wähle oben dein Firmenprofil. Absender, Logo und Bankverbindung sind damit schon eingetragen.
- Klicke auf „Neue Rechnung“ und trage Kunde, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Leistungsdatum ein.
- Erfasse die Positionen. Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnet MySorty aus. Rabatte, Zuschläge und Skonto kannst du ebenfalls angeben, der Skonto-Hinweis mit Zahlbetrag erscheint automatisch auf der Rechnung.
- Optional: Mit „Rechnungsvorschau“ siehst du die fertige Rechnung.
- Klicke auf „Als ZUGFeRD-PDF exportieren“. MySorty erzeugt die PDF, bettet die XML ein und prüft vorher alle Pflichtfelder und Beträge.
Weg B: Aus einer vorhandenen PDF-Rechnung
Hast du eine Rechnung als normale PDF, zum Beispiel aus einem älteren Programm, öffnest du sie in MySorty. Die Werte überträgst du per Maus: Du ziehst ein Rechteck um die Rechnungsnummer, den Betrag oder die IBAN, und MySorty liest den Text aus. Für Lieferanten, die immer gleich aufgebaute Rechnungen schicken, speicherst du die Markierungen als Profil und brauchst sie beim nächsten Mal nicht neu zu ziehen.
So prüfst du eine ZUGFeRD-Rechnung
- Öffne die PDF in einem PDF-Programm und schau in die Anhänge. Dort sollte eine XML-Datei liegen, meist mit dem Namen factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml.
- Öffne die Datei in MySorty. Wird sie als E-Rechnung erkannt, füllt MySorty alle Felder automatisch aus den eingebetteten Daten.
- Vergleiche Beträge, Steuersätze und Rechnungsnummer mit der sichtbaren Rechnung.
Noch unsicher, ob ZUGFeRD oder XRechnung das richtige Format ist? Dann lies ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied einfach erklärt.
Stand: November 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja, wenn das Profil mindestens BASIC ist und die Daten der Norm EN 16931 entsprechen. Die Profile MINIMUM und BASIC WL zählen in Deutschland nicht als E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Seit ZUGFeRD 2.1 sind beide technisch gleich. ZUGFeRD ist der deutsche Name, Factur-X der französische.
Kann ich eine normale PDF in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln?
Ja, wenn die Rechnungsdaten als XML dazukommen. In MySorty öffnest du die PDF, überträgst die Werte per Zonenmarkierung oder von Hand und exportierst als ZUGFeRD-PDF. Prüfe vorher, dass alle Werte mit der Rechnung übereinstimmen.
Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen an Behörden schicken?
Das hängt von der Behörde ab. Viele verlangen ausdrücklich eine XRechnung. Frag im Zweifel beim Auftraggeber nach.
Wie erkenne ich, ob eine PDF ZUGFeRD-Daten enthält?
Schau in die Dateianhänge der PDF oder öffne sie in MySorty. Enthält sie ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Daten, liest MySorty sie automatisch aus.
ZUGFeRD-Rechnungen mit deinem Logo
Mit MySorty erstellst du ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931, mit eigenem Logo, mehreren Firmenprofilen und GiroCode zum Bezahlen.
Mehr dazu: MySorty ansehen · Anleitung zur E-Rechnung · Preise