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E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was du wirklich tun musst
Seit 2025 ist die E-Rechnung überall Thema. Viele Kleinunternehmer fragen sich: Betrifft mich das überhaupt? Ich weise doch gar keine Umsatzsteuer aus.
Die kurze Antwort: Empfangen musst du E-Rechnungen, schreiben musst du sie nicht. Die lange Antwort hat ein paar Feinheiten, die du kennen solltest.
Wer ist Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist seit 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € macht. Kleinunternehmer weisen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und können keine Vorsteuer abziehen.
E-Rechnungen empfangen: Ja, seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer, und eine Übergangsfrist gibt es dafür nicht.
Das klingt aufwendiger, als es ist. „Empfangen können“ heißt zunächst nur: Du brauchst eine Adresse, an die E-Rechnungen geschickt werden können. Ein ganz normales E-Mail-Postfach reicht.
Schwieriger ist das Lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die du nicht einfach per Doppelklick ansehen kannst. Du brauchst also ein Programm, das sie lesbar anzeigt. Wie das geht, steht in XRechnung öffnen und lesen.
Auch die Aufbewahrung ist wichtig. Eine E-Rechnung bewahrst du im Original auf, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF mit den eingebetteten Daten. Ein Ausdruck reicht nicht.
E-Rechnungen schreiben: Nein, Kleinunternehmer sind ausgenommen
Für Rechnungen von Kleinunternehmern gibt es eine Ausnahme: Du musst keine E-Rechnungen ausstellen. Papierrechnungen und PDF-Rechnungen bleiben für dich erlaubt.
Was ändert sich für dich am 1. Januar 2027 und am 1. Januar 2028? Nichts. An diesen Tagen enden die Übergangsfristen für andere Unternehmen: 2027 für Firmen mit mehr als 800.000 € Umsatz, 2028 für alle übrigen. Die Ausnahme für Kleinunternehmer bleibt bestehen. Mehr dazu in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Du darfst aber freiwillig E-Rechnungen schreiben. Das kann sich lohnen:
- Größere Geschäftskunden verarbeiten Rechnungen oft nur noch elektronisch und fragen gezielt nach E-Rechnungen.
- Behörden verlangen meist eine XRechnung, egal wie klein dein Unternehmen ist.
- Du bist vorbereitet, falls du die Kleinunternehmergrenze einmal überschreitest. Dann gelten die Regeln zur E-Rechnung nämlich auch für dich.
Wie sieht eine E-Rechnung als Kleinunternehmer aus?
Inhaltlich wie jede andere Kleinunternehmerrechnung:
- keine Umsatzsteuer ausgewiesen,
- ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
In den Daten der E-Rechnung wird das über eine eigene Steuerkategorie abgebildet, und der Hinweis gehört in das Feld für den Befreiungsgrund. In MySorty wählst du dafür einfach die Kategorie „Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“. Den Befreiungsgrund trägt MySorty dann automatisch ein, und du kannst ihn bei Bedarf anpassen.
Checkliste für Kleinunternehmer
- Lege fest, an welche E-Mail-Adresse Lieferanten E-Rechnungen schicken sollen, und teile sie deinen wichtigsten Lieferanten mit.
- Sorge dafür, dass du XRechnung und ZUGFeRD öffnen und lesen kannst.
- Speichere E-Rechnungen im Original und unverändert, nicht nur als Ausdruck.
- Entscheide, ob du freiwillig E-Rechnungen schreiben willst, zum Beispiel für große Kunden oder Behörden.
- Behalte deinen Umsatz im Blick. Überschreitest du die Grenze, gelten für dich die normalen Regeln.
So hilft dir MySorty
- Eingehende E-Rechnungen lesen: MySorty öffnet XRechnung-Dateien und ZUGFeRD-PDFs und zeigt alle Daten übersichtlich an.
- Eigene E-Rechnungen schreiben: mit der Steuerkategorie für § 19 UStG, deinem Logo und auf Wunsch einem GiroCode.
- Belege automatisch ablegen: PDF-Rechnungen aus dem Postfach landen per Regel im richtigen Ordner.
- Überblick behalten: Mit „Finanzen“ siehst du Einnahmen und Ausgaben pro Monat, Quartal oder Jahr.
Mehr zu den Regeln für alle Unternehmen findest du in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Stand: November 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Bei Fragen zu deinem konkreten Fall hilft dir dein Steuerberater.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Darf ich als Kleinunternehmer weiter PDF-Rechnungen schreiben?
Ja. Rechnungen von Kleinunternehmern sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen. Du darfst weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Für eine PDF per E-Mail sollte dein Kunde wie bisher einverstanden sein.
Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Dann bist du kein Kleinunternehmer mehr und musst Umsatzsteuer ausweisen. Für Rechnungen an andere Unternehmen gelten dann auch die normalen Regeln zur E-Rechnung.
Welche Steuerkategorie nutze ich in der E-Rechnung?
Eine Kategorie für steuerbefreite Umsätze mit dem Befreiungsgrund § 19 UStG. In MySorty wählst du einfach „Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“.
Reicht es, E-Rechnungen auszudrucken?
Nein. Bewahre die Originaldatei auf, damit die Daten unverändert erhalten bleiben. Ein Ausdruck kann zusätzlich hilfreich sein, ersetzt sie aber nicht.
Bereit für die E-Rechnung
Mit MySorty liest du eingehende E-Rechnungen, schreibst eigene mit § 19 UStG und legst alle Belege automatisch ab.
Mehr dazu: MySorty ansehen · Anleitung zur E-Rechnung · Preise