ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied einfach erklärt
Wer sich zum ersten Mal mit E-Rechnungen beschäftigt, stolpert schnell über zwei Begriffe: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind elektronische Rechnungsformate, beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. Trotzdem sind sie nicht dasselbe.
Hier die wichtigsten Unterschiede, ohne Fachchinesisch.
XRechnung: reine Datei, kein Bild
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält ausschließlich strukturierte Daten: Rechnungsnummer, Betrag, Steuersätze, Positionen, Bankverbindung.
Öffnest du sie mit einem Texteditor, siehst du Codezeilen. Kein Layout, kein Logo, keine klassische Rechnungsansicht. Das ist kein Fehler, sondern Absicht: Die Datei ist für Maschinen gemacht, nicht für Menschen.
Typischer Einsatz: Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber (B2G). Hier ist XRechnung in Deutschland der vorgeschriebene Standard.
ZUGFeRD: PDF und Daten in einem
ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Nach außen ist es ein ganz normales PDF, das du öffnen, ansehen und ausdrucken kannst, mit deinem Layout, deinem Logo und allem, was dazugehört.
Im Inneren dieses PDFs steckt aber zusätzlich eine eingebettete XML-Datei mit denselben Rechnungsdaten in strukturierter Form.
Der Vorteil: Ein Dokument, zwei Zielgruppen. Dein Kunde sieht eine normale Rechnung. Seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die eingebetteten Daten automatisch aus, ohne Abtippen und ohne Scannen.
Typischer Einsatz: Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B), wo du nicht weißt, ob der Empfänger die Daten automatisch verarbeitet oder die Rechnung einfach nur ansehen will.
Der direkte Vergleich
XRechnung
Dateiformat: XML
Für Menschen lesbar: Nein
Für Maschinen lesbar: Ja
Eigenes Layout möglich: Nein
Typischer Einsatz: Behörden (B2G)
Norm: EN 16931
ZUGFeRD
Dateiformat: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Für Menschen lesbar: Ja
Für Maschinen lesbar: Ja
Eigenes Layout möglich: Ja
Typischer Einsatz: Unternehmen (B2B)
Norm: EN 16931
Welches Format brauche ich denn nun?
Die kurze Antwort: Es kommt darauf an, wer die Rechnung bekommt.
- Rechnung an eine Behörde? Dann XRechnung. In der Regel vorgeschrieben.
- Rechnung an ein Unternehmen? Dann ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch einfach nur ansehen kann.
- Du weißt es nicht genau? Frag beim Empfänger nach. Viele größere Unternehmen und Behörden haben konkrete Vorgaben, welches Format und welche Übertragungswege sie akzeptieren.
Ein Hinweis zu ZUGFeRD-Versionen: Du liest vielleicht von ZUGFeRD 2.1, 2.2 oder 2.3. Diese Versionsnummern stehen nicht in der Datei selbst. Entscheidend ist das verwendete Profil. Das Profil EN 16931 (auch "Comfort" genannt) ist mit allen genannten Versionen konform.
Beide Formate mit MySorty erstellen
MySorty erzeugt beide Formate direkt aus deinen Rechnungsdaten:
- ZUGFeRD: als PDF/A-3 mit eingebettetem EN-16931-XML
- XRechnung: als strukturierte XML-Datei
Du kannst Rechnungsdaten dabei entweder komplett neu eingeben oder aus einer bestehenden PDF übernehmen. Enthält eine eingehende PDF bereits ZUGFeRD- oder XRechnung-Daten, liest MySorty diese automatisch aus. Manuelles Abtippen entfällt.
Mehr dazu: MySorty ansehen