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E-Rechnung erstellen: So geht es Schritt für Schritt
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Viele haben davon bisher wenig gemerkt, weil es Übergangsfristen gibt. Die erste davon endet am 31. Dezember 2026. Höchste Zeit also, sich anzuschauen, wie man eine E-Rechnung erstellt, welches Format man braucht und worauf man achten muss.
In diesem Artikel erfährst du ohne Fachchinesisch, was eine E-Rechnung ist, wer sie ab wann schreiben muss und wie du eine E-Rechnung in wenigen Minuten selbst erstellst.
Kurz gesagt: Eine E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail, sondern eine Datei mit strukturierten Daten nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Empfangen können muss sie seit 2025 jedes Unternehmen. Schreiben müssen sie größere Firmen ab 2027 und alle anderen ab 2028.
Was ist eine E-Rechnung?
Laut Umsatzsteuergesetz ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen.
Wichtig ist der Unterschied zu dem, was viele heute schon machen:
- Keine E-Rechnung: eine PDF, die du in Word oder Excel erstellt und per E-Mail verschickt hast. Auch ein Scan oder ein Foto der Rechnung zählt nicht. Das sind „sonstige Rechnungen“.
- E-Rechnung: eine XRechnung (reine XML-Datei) oder eine ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit eingebetteter XML-Datei) in einem passenden Profil.
Der Grund: Die Buchhaltungssoftware des Empfängers soll die Rechnung lesen können, ohne dass jemand Beträge abtippt. Das klappt nur, wenn Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung als Daten in der Datei stehen und nicht nur als Text auf einer Seite.
Wer muss ab wann E-Rechnungen schreiben?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Die Einführung läuft in Stufen:
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen E-Rechnungen ausstellen. Umsätze mit Privatkunden zählen bei dieser Grenze mit. Für alle anderen sind Papier und PDF (mit Zustimmung des Kunden) noch bis Ende 2027 erlaubt. Ältere EDI-Verfahren dürfen alle Unternehmen mit Zustimmung des Kunden ebenfalls noch bis Ende 2027 nutzen. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Die Ausnahmen für kleinere Umsätze und für EDI enden. |
| Ab 2030 | Rechnungen zwischen Unternehmen verschiedener EU-Länder werden nach den EU-Regeln „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ebenfalls zur E-Rechnung. Deutschland plant dazu ein Meldesystem, das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung übermittelt. Die Details dafür stehen noch nicht fest. |
Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, für Fahrausweise und für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Was für Kleinunternehmer gilt, liest du in E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Unser Tipp: Warte nicht bis zum letzten Tag. Wer jetzt schon E-Rechnungen schreibt, hat Zeit, Fehler in Ruhe zu finden. Und viele Kunden fragen ohnehin schon danach. Was sich an den Stichtagen 1. Januar 2027 und 1. Januar 2028 genau ändert, liest du in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauchst du?
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung. Der Unterschied liegt darin, was der Empfänger zu sehen bekommt:
- XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält nur Daten, kein Layout. Behörden verlangen in der Regel dieses Format.
- ZUGFeRD ist eine normale PDF, in der zusätzlich eine XML-Datei steckt. Der Mensch sieht deine gewohnte Rechnung mit Logo, die Software liest die Daten. Für Geschäftskunden ist das meist die praktischere Wahl.
Den Unterschied im Detail erklären wir in ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied einfach erklärt.
Welche Angaben gehören in eine E-Rechnung?
Inhaltlich ändert sich wenig. Es gelten dieselben Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung nach § 14 UStG. Neu ist nur, dass sie als Daten vorliegen müssen. Das sind vor allem:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Menge und Bezeichnung der Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
- bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf den Grund
Für eine XRechnung kommen ein paar Felder dazu, zum Beispiel die Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID), deine Kontaktdaten und die Bankverbindung. Details findest du in XRechnung erstellen.
Drei Wege zur E-Rechnung
1. Mit deiner Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware
Wenn du schon eine Software für Rechnungen nutzt, prüfe zuerst, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD exportieren kann. Viele Programme haben das inzwischen nachgerüstet, oft aber nur in teureren Paketen.
2. Über ein Online-Portal
Es gibt Webseiten, auf denen du eine E-Rechnung im Browser ausfüllst. Für einzelne Rechnungen ist das in Ordnung. Bedenke aber, dass deine Kundendaten und Beträge dabei auf fremden Servern landen.
3. Mit einem Programm auf deinem PC
Ein Programm wie MySorty erstellt die E-Rechnung direkt auf deinem Windows-PC. Deine Daten verlassen den Rechner nicht. Das passt für Selbstständige und kleine Firmen ohne große Buchhaltungssoftware genauso wie für größere Unternehmen, die ihre Rechnungsdaten im eigenen Haus behalten wollen. Mit den Business-Plänen arbeiten auch mehrere Mitarbeiter mit MySorty.
Schritt für Schritt: E-Rechnung mit MySorty erstellen
- Firmenprofil anlegen. Trage einmal deine Firmendaten ein: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Kontakt, IBAN und BIC. Lade dein Logo hoch. Diese Angaben stehen danach automatisch in jeder neuen Rechnung. Arbeitest du für mehrere Firmen, legst du einfach mehrere Profile an.
- Neue Rechnung starten. Klicke in der Rechnungserfassung auf „Neue Rechnung“. Deine Absenderdaten sind schon ausgefüllt.
- Kunde und Rechnungsdaten eintragen. Käufer, Anschrift, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum und Zahlungsbedingungen.
- Positionen erfassen. Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Steuersatz. Netto, Umsatzsteuer und Brutto rechnet MySorty selbst aus, auch bei gemischten Steuersätzen wie 19 % und 7 %.
- Vorschau ansehen. Mit „Rechnungsvorschau“ siehst du die fertige Rechnung mit deinem Logo, bevor du sie exportierst.
- Exportieren. Klicke auf „Als ZUGFeRD-PDF exportieren“ oder „XRechnung erstellen“. Vorher prüft MySorty automatisch, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und ob die Beträge zusammenpassen.
Auf Wunsch setzt MySorty einen GiroCode auf die Rechnung. Das ist ein QR-Code, den dein Kunde mit seiner Banking-App scannt. Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck sind dann ohne Abtippen ausgefüllt.
Die häufigsten Fehler bei E-Rechnungen
- Die Datei ist technisch fehlerhaft. Seit Ende 2025 unterscheidet die Finanzverwaltung zwischen Formatfehlern und kleineren Fehlern. Hat die Datei einen Formatfehler, gilt sie nicht als E-Rechnung, und nach den Übergangsfristen verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug. Erstelle E-Rechnungen deshalb mit einem Programm, das die Formate sauber schreibt, statt Dateien von Hand zu basteln.
- Beträge passen nicht zusammen. Die Summe der Positionen muss genau zum Nettobetrag passen, Netto plus Steuer genau zum Brutto. Schon ein Cent Rundungsdifferenz kann dazu führen, dass der Empfänger die Rechnung ablehnt.
- Falsche Steuerkategorie. Bei steuerfreien Leistungen, bei Reverse Charge nach § 13b UStG oder bei Kleinunternehmern braucht die E-Rechnung die passende Kategorie und einen Befreiungsgrund.
- Leitweg-ID fehlt. Ohne sie kann eine Behörde deine XRechnung nicht zuordnen.
- Rechnungsnummer doppelt. Jede Rechnung, auch jede Korrektur, braucht eine eigene Nummer.
- Nur einen Ausdruck aufbewahrt. Bei einer E-Rechnung zählen die Daten. Bewahre die Datei so auf, wie du sie verschickt hast.
Ist doch einmal ein Fehler passiert, hilft dir Rechnungskorrektur als E-Rechnung weiter.
Und die Rechnungen, die du bekommst?
Seit 2025 musst du E-Rechnungen auch empfangen und lesen können. Eine XRechnung lässt sich nicht einfach mit einem Doppelklick öffnen, weil sie nur aus Code besteht. Wie du sie trotzdem lesen kannst, zeigt XRechnung öffnen und lesen. MySorty liest XRechnung und ZUGFeRD ein und zeigt alle Daten übersichtlich an.
Stand: November 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Bei Fragen zu deinem konkreten Fall hilft dir dein Steuerberater.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine normale PDF ist eine sonstige Rechnung. Zur E-Rechnung wird sie erst, wenn sie strukturierte Daten nach EN 16931 enthält, wie bei ZUGFeRD. Eine reine PDF darfst du an Geschäftskunden nur noch während der Übergangsfristen schicken und nur, wenn der Empfänger einverstanden ist.
Muss ich E-Rechnungen auch an Privatkunden schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. An Privatkunden kannst du weiterhin Papier oder PDF schicken.
Darf ich E-Rechnungen per E-Mail verschicken?
Ja. Die E-Mail ist ein üblicher Weg, du hängst die XRechnung oder die ZUGFeRD-PDF einfach an. Behörden nutzen oft eigene Rechnungsportale oder das Peppol-Netz.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit 2025 in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Wichtig ist, dass du die Datei im Original aufbewahrst, also mit den XML-Daten.
Was kostet MySorty für E-Rechnungen?
Rechnungserfassung und E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) sind in den Pro-Plänen von MySorty enthalten, als Abo oder als einmalige Lifetime-Lizenz. Alle Preise findest du auf der Preisseite.
E-Rechnungen einfach selbst erstellen
Mit MySorty erstellst du ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien direkt auf deinem PC, liest eingehende E-Rechnungen ein und behältst mit „Finanzen“ Einnahmen, Ausgaben und Umsatzsteuer im Blick.
Mehr dazu: MySorty ansehen · Anleitung zur E-Rechnung · Preise